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Gestión del tiempo y herramientas para ser más productivo

Aunque todos tenemos las mismas 24 hrs., no las aprovechamos igual. Entonces el cómo te administras, es la respuesta. Por ello compartiré contigo lo básico de una efectiva gestión del tiempo y herramientas para ser más productivo.

Sabiendo que no debe ser abrumador el hecho de poder ejecutar nuestras tareas de forma correcta y en el menor tiempo posible.

La gestión del tiempo, es de las bases para ser más productivos tanto en lo personal, escolar y laboral. Es una habilidad de dirección con la que llevamos una acertada distribución de recursos para el desarrollo eficiente de nuestras tareas y proyectos.

A su vez para quien trabaja por su cuenta o quien aún es empleado en una organización, el tener las herramientas necesarias que permitan no abarcar más sino de ser eficiente en la ejecución de actividades y a su vez en el aprovechamiento del tiempo.

Lo principal es la organización y planificación, sin ello irás sin rumbo y será el principio de una mala gestión donde solo harás cosas por hacer y al final del día no tendrás los resultados que buscas, porque vas sin dirección.

“La gente me considera como un experto de la gestión del tiempo. Me veo más como un experto de la gestión de las prioridades, valorando bien las cosas. Sé qué inversión tiene más rendimiento para mi futuro”. Timothy Ferriss

Claves para la gestión del tiempo

Prioriza. Enfócate en lo importante y vital; te ayudaría responder a estas preguntas ¿Es necesario, si o no? ¿Si no lo hago, qué pasa? Y dedica el tiempo necesario a esas actividades que se convierten en imprescindibles, el resto puedes postergarlas o delegarlas.

Clasifica. Una vez reconoces lo que debes hacer, puedes clasificar según su nivel de importancia. Y cómo debes accionar en ellas. Te recomendamos revisar la Matriz de Eisenhower.

Organiza tus actividades. Define tus actividades, el horario en que las realizarás y el tiempo que dedicarás a ello. Concéntrate y limita las interrupciones.

No seas tan estricto. Siempre debes tener tiempo reservado incluso para imprevistos o retrasos. Sé optimista, pero con los tiempos sé realista y fíjate plazos.

Aprende a decir “NO”. Debes evaluar si aporta valor y contribuye al logro de tus objetivos.

Mantén el orden. Organiza tus espacios y el entorno de tu trabajo, eso también aplica para tu email. Y separa momentos para tomar pausas, que también son necesarias.

¿Qué hacer para mejorar?

En lo personal, cuando no lo veo no lo puedo hacer. Puedo pensarlo e imaginarlo, pero si no lo visualizo en mi calendario, agenda o planificador, por una u otra razón termina afectando la ejecución correcta de mis actividades.

Por ello te comparto algunas áreas que no debes descuidar para poder mantener la productividad y mejorar la gestión del tiempo.

  • Organización. Plasmar las tareas y distribuirlas según su ejecución por día, semana o mes. Aquí siempre es importante asignar horarios y respetarlos.
  • Automatización. Hacer las actividades en menor tiempo y hacerlas bien, siempre darán mejor resultado.
  • Distracciones. Lo que te está haciendo perder el tiempo, y que de seguro puedes evitarlo.

Organízate más

Un calendario en papel y Google Calendar son una buena dupla. Aunque muchos lo nieguen el papel es de lo básico pero muy útil y si esto lo mezclas con una buena herramienta en digital con la que puedes organizar tus tareas, dejar descansar a las mil cosas que pueden dar vueltas en tu cabeza.

Beneficios de Google Calendar

  • Crear y compartir calendarios
  • Sincronización con el móvil
  • Programar alertas (con alarmas o e-mails)

Coordina tus tareas y prioridades

Asana y Trello son herramientas útiles donde tienes la información organizada en columnas, que puedes adaptar según las necesidades del proyecto o la empresa. En estas columnas, se colocan tarjetas, como recuadros en los que pones las tareas con la descripción, los responsables de llevarla a cabo, fechas límites, archivos adjuntos, comentarios y más.

Con Asana, incluso puedes extraer informes del proyecto, integrar equipos y ver su evolución. Ambas tienen su versión gratuita y de pago.

Gestión del tiempo

No desperdicies el tiempo

Al terminar el día, te sigues preguntando, ¿qué he hecho todo el día? Pues necesitas apoyarte de una estupenda herramienta que te ayudara a descubrir cuales son las tareas que te consumen mucho tiempo.

RescueTime, básicamente te ayuda a medir cuánto tiempo se dedica a cada actividad. Puedes instalarla en tu ordenador, navegador o dispositivo móvil.

Al final de la semana, puedes consultar el informe de la aplicación con el que descubrirás cuál es tu mejor día de la semana, en qué horario eres más productivo o cuales son tus ladrones del tiempo.

No es gratis, pero tiene una versión de prueba de 14 días.

Al final, debemos reconocer que la falta de organización y poca concentración son los mayores factores con peso en la baja productividad al ejecutar tus actividades. Y básicamente lo que nos ayuda en estos aspectos es alejarnos de la improvisación, las distracciones, el querer ser multitareas, y el principio de no saber administrar nuestro tiempo.

Recuerda que todos tenemos las mismas horas durante el día y las misma cantidad de días a la semana, pero qué hacemos con esas horas que vemos que otra persona realiza muchas más tareas que nosotros o que hace las mismas en menos tiempo, o incluso mejor que nosotros.

Pues se trata de organización y de gestionar el tiempo de manera óptima y con la facilidad que el uso de ciertas herramientas nos da. Recuerda que el tiempo, es muy valioso y algo que no se recupera.

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Yessica Querales

Desde hace 2 años decidí emprender como Asistente Virtual, motivado a mi deseo de poder tener mayor tiempo de calidad con mi familia y a querer ser dueña de mi vida. Con una experiencia de más de 12 años, ejerciendo actividades administrativas, de compras, entre otras. Además de mis estudios universitarios, obteniendo el título de T.S.U. en Comercio Exterior, y la licenciatura en Administración que estoy cursando actualmente. Soy la feliz madre de un apuesto caballero y una bella princesa, soy hija y hermana; y una mujer emprendedora y soñadora. Además de ejercer como Asistente Virtual, soy creativa en la escritura y diseño de artes y manualidades.

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