Una situación hipotética nada alejada de la realidad
Qué ocurriría si llegas a un encuentro de emprendedoras y el maestro de ceremonias te sorprende con una modalidad de organizar grupos pequeños, tipo mesa de discusión flash. Señalan como pauta: 8 minutos de tiempo para que cada integrante del grupo de respuesta a una pregunta pre-asignada. Además, te seleccionan coordinadora y vocera del grupo, con 2 minutos para preparar notas y presentar un resumen o lo más destacado de las respuestas del grupo.
En un ejercicio como este, como vocera, tendrías que asumir un rol híbrido de moderar y ser relatora para la plenaria. Todo un reto para nuestras habilidades comunicativas.
¿Crees que esto está lejos y que nunca ocurrirá? La respuesta, es un rotundo NO.
Me gustaría poder saber o leer tu reacción a estas primeras líneas. Si bien hay espacio para comentarios al final del post, te invito a acompañarme en esta ocurrencia de escritura sobre algunas funciones y servicios en la conducción de eventos.
La moderación y conducción de eventos
Algunas de las denominaciones bajo las cuales se maneja la conducción de un evento son: Maestro de Ceremonias, moderador, presentador, conductor, anfitrión, incluso podrían incluir el de animador y recreador.
Cada uno tienes su espacio, audiencia, pero sobre todo las características, preparación y responsabilidad. En esta entrada, me referiré más específica al Maestro de Ceremonias. En ocasiones por la propia experiencia hablaré en femenino, pero es válida para todo género.
Motivación de escritura
Recientemente (octubre 2022), tuve una nueva participación como Maestra de ceremonias de un Seminario Internacional que se desarrolló en formato híbrido, y algunos comentarios elogiosos sobre mi desempeño y apoyo en el desarrollo del evento de tres días. Estuve dando vueltas y me dejé llevar por una idea de, ¿por qué no escribir de este tema sobre la conducción de eventos? Comencé a pensar en una línea de tiempo para graficar las etapas, los espacios, las instituciones, la formación propia y la formación de formadores.
Me sorprendí porque es una competencia y habilidad que he venido desarrollando. La autoformación y formación colectiva se ha combinado con un coworking, con colegas internacionalistas, con diplomáticos, gestores de eventos, guías turísticos y otros más que por razones de espacio, dejamos en reposo para otras escrituras.
Esa línea de tiempo muy preliminar me permitió encontrar más sentido a mi propósito, pero también a los servicios que he identificado en el desarrollo de mi emprendimiento de marca personal que lleva por lema Rutas de Asesoría.
Maestra de Ceremonias y moderadora: ¿facilitación comunicativa de eventos?
A partir de esa experiencia de la vida misma, como Maestra de Ceremonias (MC), me planteé dejar anotaciones y comentarios sobre este rol que recibe varias denominaciones. Si bien puede haber nociones y características comunes, cada una tiene sus tareas, función y servicio que he venido realizando desde hace algunos años.
Una experiencia significativa porque es la primera vez que cumplo funciones en un formato híbrido. La parte presencial se desarrolló en una sala en Caracas. La parte virtual a través de una sala de Zoom, a la cual estaban conectados desde varias localidades en Venezuela y sobre todo desde otros países.
Cuando me contactó la Coordinadora y presidenta de la asociación organizadora del evento y me explicó el propósito y programa, le comenté que estaría en funciones de Maestro de Ceremonias, pero con fuerte dosis de super moderadora. El evento tenía 8 mesas de trabajo, una sesión de instalación y una sesión de clausura. Vaya compromiso.
Una experiencia de aprendizaje, de fortalecimiento de habilidades comunicativas, digitales, organizativas, pero también como analista internacional porque se trataban temas transversales con impacto internacional.
Es lo que personalmente incluyo dentro de un paragua denominado Facilitación comunicativa multidimensional
Qué es un/una Maestro de Ceremonias
Algunas definiciones pertinentes
Es una persona que dependiendo del tipo de evento se encarga de dirigir o desarrollar eventos desde un punto protagónico. En otras palabras, estamos hablando de un anfitrión, el cual es el responsable de mantener el orden y captar la atención de las personas para que puedan disfrutar del evento. (Eurinova)
El/la Maestro de Ceremonias y los eventos:
Esta figura se caracteriza por cumplir diversas funciones dependiendo del evento para el que lo contraten, lo que quiere decir que pueden encargarse de eventos ejecutivos, gremiales, científicos, institucionales, religiosos, ceremonia civil, matrimonio, funeral, etc. De sus funciones dependen las luces y sombras de cada uno de estos eventos. (Euroinnova)
Tipología de eventos – desde mi experiencia
Sin entrar en muchos detalles de clasificación, señalo dos grandes áreas:
- Formales e Informales o recreativos: nada de “frivolidad” y mucho de actividad profesional.
- Presenciales, Virtuales, Híbridos: la ubicación espacial de los participantes se ha transformado.
Hoy día es frecuente la denominación de Webinar, pero está claro que no todo es un Seminario Web si consideramos la tipología de eventos con los que me he cruzado.
A título ilustrativo:
- Académicos-Científicos: jornadas, simposios, coloquios, Conferencia magistral, foro.
- Corporativos-Divulgación: foros, seminarios, mesa redonda, aniversario
- Formativos: cursos, talleres, diplomados.
Funciones del Maestro de Ceremonias
Según el evento, organizadores, estilo del profesional y servicios que se hayan contratado, estas funciones pueden variar.
Podemos destacar según Eurinnova:
- Ordenar el programa y coordinar previamente con los organizadores del evento.
- Verificar que el sistema de audio funcione adecuadamente antes del evento.
- Presentar a cada uno de los participantes destacando sus cualidades.
- Entretener y animar al público.
- Orientar y asesorar a los participantes del evento.
- Controlar el estado emocional de sus espectadores.
- Cumplir con el protocolo del evento.
- Llevar la agenda del programa eficientemente.
¿Qué esperas de un/a Maestro de Ceremonias?
He escuchado decir: eso de animar un evento es muy fácil y quienes lo hacen es porque les gusta la farándula de estar frente a un micrófono. A pesar de esas expresiones agoreras, para nadie es un secreto, que ser anfitrión de un evento y dirigir ceremonias, no es un trabajo fácil.
Se requiere conocimiento y habilidades para realizar un trabajo impecable. Es un servicio profesional que, según el tipo y modalidad del evento, este tendrá variaciones en la metodología y estilo que pueda desarrollar un Maestro de Ceremonias.
El hecho que haya una clasificación de formal o informal, es una referencia que en nada lesiona la seriedad de quien tienen la conducción de la ceremonia (programa, protocolo y otras denominaciones). Veamos algunos ejemplos:
Formales:
- Acto de Graduación escolar o universitaria.
- Actos Aniversario de instituciones públicas o privadas.
- Toma de posesión o cambio de autoridades.
- Evento académico o científico (simposio, jornadas, foros).
- Homenaje a personajes o entrega de premios.
Informales-Recreativos:
- Ceremonias de bodas civiles.
- Presentación de actos culturales y espectáculos.
- Celebraciones familiares.
- Instalación/Clausura de festivales, ferias y desfiles.
- Inauguración de exposiciones y actividades recreativas.
- Cada una de las anteriores requiere al menos de tres elementos: preparación, habilidades y un guion.
Quién designa y pasos a seguir
Generalmente el coordinador del evento o equivalente es quien establece el contacto con la persona que va a cubrir las funciones generales señaladas. Podrán variar, como hemos dicho según el tipo de evento, características del equipo organizador, y términos específicos que acuerden para este servicio profesional.
Es importante que esto quede claro en un documento que sea equivalente a un contrato. Cuentas claras conservan clientes y confianza en los servicios que se prestan.
Aspectos claves para el Maestro/Maestra de Ceremonias (MC)
Lejos de un decálogo explicativo me atrevo a listar algunos de los aspectos que considero relevantes para el ejercicio como MC:
- Conoce la naturaleza del evento y lo que se celebra, personas e instituciones involucradas.
- Precisa muy bien cuál es tu función (denominación) y lo que se espera de ti como MC.
- Establece la manera de prepararte con método y estilo propio.
- Elabora un Guion de manera dinámica.
- La locución se traduce en voz, entonación, interpretación, estilos de entonación.
- Manejo verbal, gestual y corporal serio y fluido. En esto, la seriedad debe estar divorciada de la rigidez. Una sonrisa transmite confianza y atención de la audiencia. Comunicación asertiva y de alto impacto.
- No improvises lo que vas a decir. Tus “ocurrencias” deben formar parte de las anotaciones y comentarios en tu guion.
- Recuerda la importancia de relacionarse con la audiencia. Sobriedad no es antipatía. Incorporar en el guion algunas frases, textos, ocurrencias para generar empatía con el evento, contexto.
- Establece un trato cordial con los técnicos y personal de apoyo al evento.
- Recuerda la puntualidad anticipada como MC. Debes llegar a tiempo antes de que comience la ceremonia. Vale decir, con suficiente antelación para verificar condiciones y cotejar con el guion elaborado.
Tu apariencia, tu voz, tu manejo gestual y corporal
- Cuida la apariencia personal. Vestimenta acorde al rol que se desempeña según el tipo de evento y el espacio donde se desarrolla.
- Recuerda que el estilo de protocolo como MC es tu sello distintivo.
- Atiende con flexibilidad tus funciones, el apoyo en alguna contingencia del evento añade brillo a tu trabajo y la empatía con el evento.
- Evita el síndrome protagónico y apoderarte del podio y micrófono. Los actores principales y el propósito del evento son los que el MC debe hacer brillar. Ellos son los protagonistas efectivos.
- Recuerda eres la primera voz que da la bienvenida y la última que hace la despedida y agradecimiento al cierre del evento.
- En caso de un evento virtual o híbrido, revisa actualizaciones de las plataformas o herramientas que se utilizarán, los permisos que te darán dentro de las mismas, y hacer las pruebas previas y antes de iniciar el evento.
La clave del éxito: el Guion
En los tips, decálogo, premisas y otros tantos apartados de las funciones y habilidades, todos coinciden en la preeminencia del Guion del Maestro de Ceremonias
El Guion es un elemento clave cuya metodología puede reunir elementos básicos del programa del evento, la secuencia que se va a desarrollar, pero las anotaciones, información complementaria de los participantes, organizadores a título individual y corporativo, los comentarios de apoyo en caso de alguna contingencia, son ineludibles en este guion.
El guion es un recurso INDISPENSABLE para el buen desarrollo como Maestra de Ceremonias. Es un recurso que tiene su rigurosidad y a la vez es dinámico. Debe ser asumido con lo que llamo una exigencia flexible que permita hacer ajustes sin perder el propósito y fluidez del evento encomendado.
Emprendedora: ¿estás lejos de este rol y funciones?
Si has llegado hasta estas líneas, te hago la pregunta: ¿Crees que esta situación está lejos y que nunca ocurrirá?
Mi respuesta es un rotundo NO.
Puedo equivocarme, pero creo que son más las lectoras que no han transitado por esta experiencia. Me refiero a la experiencia en vivo, y no solo como espectadora que dice: “Mira, eso es farándula y más nada”.
Pues cumplo con decirte: infórmate, prepárate y sal adelante con estos retos.
A los Emprendedores/Emprendedoras: Evento, Pitch, y muchas otras cosas se pueden presentar en tu camino. Posiblemente no te vas a dedicar a ser animadora o lo harás por alguna circunstancia muy especial. Por eso no está de más que conozcas (tomes nota) de algunos de los elementos acá presentados.
Te pude tocar en algún momento y debes estar preparada. Conocimiento de las habilidades comunicativas es algo más que locución y buena dicción. Conducir un evento por sencillo que parezca requiere de una específica planificación (preparación).
En caso de querer incursionar, el camino es de mayor preparación y establecer algunos procedimientos propios con tu estilo, sin perder de vista que serás el apoyo de una actividad que tiene un propósito definido. Como profesional de este servicio, tú serás una pieza clave de comunicación multidimensional para el logro del mismo: ejercerás un liderazgo profesional.
MC una facilitación comunicativa en RUTAS de Asesoría
Espero que las líneas previas permitan apreciar más el trabajo del anfitrión de un evento, el moderador de un debate o un foro, o el Maestro de Ceremonias de un evento formal o recreativo. En cierta medida es un facilitador comunicativo multidimensional. Es un servicio profesional y como tal debe ser valorado.
Las mezclas con las otras denominaciones y funciones brindan oportunidades para desarrollar futuros contenidos que permitan conocer el carácter comunicativo multidimensional que tiene la moderadora de una actividad formal en distintos espacios, públicos, privados, local e internacional.
Posiblemente debas ser organizadora de un encuentro/reunión. Entonces, podrás pensar en la delegación de ciertas tareas en un presentador (animador)/ moderador/maestro de ceremonias o equivalente según el evento que te propongas realizar.
Aprovecho para informar que esta es una de las áreas de servicios que ofrezco como marca personal desde mis Rutas de Asesoría. Si tienes interés en la oferta de servicios de facilitación comunicativa, puedes contactarme a través de mis redes sociales.
Dejo la puerta abierta para tus comentarios.
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