¿Te has encontrado con una lista enorme de pendientes, sin saber por dónde empezar? A todas nos ha pasado al menos una vez. Es desafiante iniciar un emprendimiento digital, y se vuelve aún más desafiante cuando vemos una larga lista de tareas que para nosotras son igual de importantes. Por esto es importante contar con herramientas como los cuadrantes de Covey que nos permitan gestionar nuestro tiempo y nuestras prioridades.
Este cuadrante, desarrollado por Stephen Covey, nos da una matriz de gestión del tiempo que nos ayuda a organizar tus tareas en función de su urgencia e importancia. Y en algún punto esta gestión eficaz del tiempo puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso. Al ofrecernos no solo una herramienta de gestión de tiempo, sino también administrarnos mejor.
De hecho, Stephen Covey en su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, menciona:
“El desafío no consiste en administrar el tiempo, sino en administrarnos a nosotros mismos.”
Acompáñame a indagar un poco más sobre el Cuadrante de Covey, y cómo nos puede apoyar a gestionar nuestro tiempo.
Comprendiendo los Cuadrantes de Covey
La gestión del tiempo es un desafío, y más aún cuando manejamos no solo nuestro emprendimiento, sino otras responsabilidades. Solemos atender muchas tareas que son urgentes, pero que en el fondo no tienen la importancia ni un impacto relevante para nuestro emprendimiento. Es por esto, que es importante aprender a distinguir entre lo importante y lo urgente. Los cuadrantes de Covey son una herramienta que nos ayuda a organizar nuestras tareas en función de estas dos variables.
El Cuadrante de Covey divide las tareas en cuatro categorías:
Cuadrante I. Urgente e Importante: ¡Hacer ahora!
Empecemos por entender cómo diferenciamos lo urgente de lo importante, a veces solemos confundirlas.
- Tareas urgentes, son aquellas que requieren nuestra atención inmediata, generando presión sobre nosotras, en definitiva las tareas que sientes que debes hacer ¡Ya!
- Tareas importantes, estas tareas son las que nos llevan al cumplimiento de nuestros objetivos. Son importantes porque su ejecución, implica que nos acercamos más a lograr lo que queremos.
Una vez tenemos clara esta diferencia, podemos distinguir las tareas que son urgentes e importantes, por ejemplo, que el sitio web de tu emprendimiento se encuentre fuera de línea, puede ser una tarea urgente e importante. Al ser tareas que requieren nuestra atención, y de no hacerlo afectaría nuestros objetivos.
Es importante que tengamos en cuenta que este cuadrante corresponde a la zona de estrés, si estamos todo el día atendiendo tareas urgentes e importantes, quiere decir que debemos organizarnos mejor. Y crear tareas orientadas a mitigar las tareas urgentes e importantes.
Cuadrante II. Importante pero no Urgente: ¡Decidir!
En este cuadrante ubicamos las tareas que encaminan tu emprendimiento a tu visión y objetivos. Siendo tareas que requieren planificación proactiva y dedicación. Tendemos a tener claras cuales son estas tareas, pero solemos dejarlas al final por atender tareas más urgentes, dejando de lado las tareas que nos llevan al éxito a largo plazo. Por esto es importante detectar esas tareas que nos roban tiempo de manera recurrente, y que pueden con planificación ser evitadas. En este cuadrante pueden estar tareas como la planificación estratégica de tu emprendimiento.
Cuadrante III. Urgente pero no Importante: ¡Delegar!
Aquí es donde a veces podemos pasar demasiado tiempo, atendiendo llamadas que no impactan nuestros objetivos, respondiendo correos o atendiendo reuniones que quizás no nos llevan a nuestra meta. Existen diversas tareas que requieren atención, pero que realmente no son decisivas para nuestro emprendimiento. Son actividades que pueden ser delegadas, antes que ocupen nuestro tiempo y dejemos de ser productivas.
Cuadrante IV. Ni Urgente ni Importante: ¡Eliminar!
Tareas que son pérdida de tiempo, porque no son ni urgentes ni importantes. Esas tareas como revisar los correos constantemente o estar al pendiente de conversaciones en redes sociales, son tareas que no aportan, y en su lugar te ayudan a procrastinar y a perder concentración en actividades estratégicas.
Aplicando los cuadrantes de Covey al emprendimiento digital
Siendo emprendedora digital nuestro objetivo consiste en pasar la mayor parte de nuestro tiempo en tareas ubicadas en el cuadrante 2, ejecutando tareas que nos acerquen a nuestros objetivos, y que nos ayudan a prevenir crisis y a tener mayor control.
Para lograrlo, podemos:
- Realizar una lista de todas tus tareas, aquí debes considerar todas las tareas, incluyendo las responsabilidades fuera del emprendimiento, la idea es tener una visión global.
- Clasificar todas estas tareas en los diferentes cuadrantes de Covey.
- Priorizar la lista de tareas, considerando que las que te acercan a tu objetivo son las del cuadrante 2, es importante tener claro sus prioridades.
- En lo posible evita las tareas del cuadrante 3 y 4, delega o eliminarlas de ser posible. Estas tareas pueden ser distracciones para tus metas.
- Ajustar, dedica un momento de la semana para revisar, ordenar y priorizar las tareas del cuadrante, recuerda que el tiempo puede hacer que cambien, se eliminen o se sumen tareas.
Al organizar nuestro tiempo siguiente los cuadrantes de Covey podemos lograr:
- Mayor productividad.
- Nos permite generar hábitos que nos ayuden a utilizar mejor nuestro tiempo.
- Mantener un equilibrio sano entre el trabajo y la vida.
- Mejorar nuestras habilidades de planificación y organización.
- Acercarnos a nuestros objetivos.
Tener una visión clara de qué tareas están consumiendo tu tiempo, te ayudará a hacer ajustes que te ayuden a ser más efectiva. Al enfocarnos en tareas que nos acercan a nuestros objetivos, nos sentiremos más productivas y satisfechas con nosotras mismas. Entonces ¿Por qué no darle una oportunidad? Hazlo y coméntanos, ¿cómo te fue?
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Graciasss por este contenido. A medida que leía iba imaginando la cantidad delos desechables jeje. Valioso para quien le toco hacer un alto noboluntario y ahora trato de organizar mi timing con otros ritmos. Haré un primer intento de manera manual para organizar los “papelitos, papeles y hojas” con anotaciones de pe diente. Será una primera barrida y limpieza a la vez ,
¡Gracias a ti por tomar el tiempo de leerlo! ¡Mucho éxito en la limpieza de tareas! .